Coordinar los agendamientos ocupados de su personal puede ser un reto, especialmente cuando las personas que usted administra tienen diferentes horarios de reuniones, planes vacacionales y requisitos para el tiempo de ausencia. Dependiendo de su entorno de trabajo y de la forma en que su equipo utilice Microsoft Office XP y/o Microsoft Project, puede llevar un registro de las vacaciones y el tiempo libre de diversas maneras.

Use los calendarios de Outlook para ver los horarios de los grupos

Utilícelo cuando: Su personal realiza un seguimiento de los compromisos de tiempo utilizando Microsoft Outlook, y usted y su personal siempre tienen conexiones de red a través de Microsoft Exchange Server o Internet.

Usted necesita información sobre los detalles rápidamente cambiantes de los horarios de su personal.

Si su personal ya utiliza Outlook con Exchange Server o el seguimiento gratuito u ocupado de Internet, puede ver las citas programadas y la hora de salida configurando y utilizando un horario de grupo.

Para crear un programa de grupo

  • Haga clic en Calendario.
  • En el menú Acciones, haga clic en Ver programas de grupo.
  • Haga clic en Nuevo.
  • Escriba un nombre para el nuevo programa del grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • En el nuevo programa, haga clic en Agregar otros y, a continuación, haga clic en
  • Agregar de la libreta de direcciones o en Agregar carpeta pública.
  • Seleccione los nombres o la carpeta pública que desee agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para ver un horario de grupo

  • Haga clic en Calendario.
  • Haga clic en Acciones y, a continuación, en Ver agendas de grupo.
    Seleccione el programa del grupo que desee ver y, a continuación, haga clic en Abrir.

Para obtener más información acerca del uso de las agendas de grupo en Outlook con Exchange Server, consulte la Ayuda en Microsoft Outlook. Si su equipo no utiliza Exchange Server pero sí Outlook, puede utilizar el servicio Microsoft Office Internet Free/Busy para publicar su programa de Outlook 2002 en el servicio gratuito/servicio ocupado de Internet.

Utilizar un calendario de equipo y Enviar para revisión de características

Utilícelo cuando: Su personal utiliza Office XP y se comunica por correo electrónico. Es necesario reunir la información de planificación de los miembros del equipo en un documento.

A partir de una plantilla de la Galería de plantillas de Microsoft Office, puede utilizar las funciones Enviar para revisión para enviar un calendario de revisión y pedir a su equipo que añada sus vacaciones y solicitudes de tiempo fuera. Cuando su equipo le devuelva el calendario, los cambios realizados se añadirán automáticamente al documento enviado para su revisión.

Hay varias plantillas de calendario útiles en la Galería de plantillas de Microsoft Office, en la categoría Calendarios. Algunos que podría usar para esta tarea incluyen:

Calendario de solicitudes de vacaciones para empleados: Este calendario permite a su equipo solicitar vacaciones introduciendo fechas en la parte superior. Cuando se aprueban las vacaciones para un empleado, se puede agregar el nombre del empleado a la celda para las fechas en que se ausentarán.

Calendario 2002 (Excel): Esta plantilla de calendario básico en Excel proporciona una pizarra casi vacía para que su equipo marque fechas de ausencias o cualquier otra necesidad.

Plan de turnos: Esta vista semanal le permite programar el tiempo del empleado por tarea, asignación de tiempo o asignación. Las vacaciones o salidas se pueden indicar formateando celdas con sombreado gris.

Libro de trabajo de Seguimiento de Ausencias de Empleados: Este libro de trabajo de Excel de varias páginas le permite a usted o a sus empleados ingresar el número de horas de ausencia usadas para cada mes del año, y resume los resultados en una página que automáticamente suma el tiempo de ausencia usado por cada persona para cada mes.

Una vez que haya seleccionado una plantilla de calendario y agregado los nombres e información de su organización, puede utilizar las funciones Enviar para revisión para pedir a su equipo que realice cambios.

Para enviar un documento para revisión

En Excel, en el menú Archivo, seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo (para revisión). Se generará automáticamente un mensaje de correo electrónico con su documento adjunto.
Nota: Es posible que se le pida que guarde su libro de trabajo como libro de trabajo compartido. Si guarda su libro de trabajo como un libro de trabajo compartido, varias personas podrán editarlo simultáneamente.
Añada las direcciones de correo electrónico de su personal y personalice el mensaje con cualquier texto adicional que necesite incluir.
Haga clic en Enviar para enviar el mensaje de correo electrónico.
Cuando su personal reciba el mensaje de correo electrónico y abra el documento del calendario, las herramientas de revisión se activarán automáticamente. Cualquier cambio o modificación que realicen en el documento se añadirá automáticamente al calendario que haya enviado cuando se lo devuelvan. Los cambios de su personal aparecerán en diferentes colores de texto, y un comentario en el documento indicará cada cambio que se hizo.